Du tableur au pilotage : choisir le PPM qui fera décoller votre portefeuille

Choisir le bon logiciel de gestion de projets et de portefeuille (PPM) est devenu un enjeu tactique voire stratégique pour les organisations. Entre des tableurs qui se contredisent, des échéanciers éclatés dans trois outils différents et des débats d’arbitrage qui s’éternisent sans forum structuré ni de source unique de données fiables, le pilotage du portefeuille devient rapidement une source de friction plutôt qu’un levier de décision, les projets ou initiatives manque de vélocité et de cohérence alors que la capacité organisationnelle est plafonnée et non optimisée.

À travers nos mandats auprès de bureaux de projets en transformation, de donneurs d’ouvrage publics et de grandes organisations, un constat revient systématiquement : ce n’est pas l’outil qui fait la maturité PPM, mais bien la rencontre entre un outil adéquatement choisi et une gouvernance claire.

Les organisations gèrent aujourd’hui plus de projets que jamais, avec trop souvent des contraintes budgétaires irréalistes : transformation numérique, amélioration continue, conformité, innovation, maintien et modernisation d’infrastructures… tout est projet ou une initiative. Pourtant, dans bien des cas, le portefeuille de projets est encore piloté à l’aide de tableurs Excel, d’outils disparates ou de suivis en silos difficiles à consolider et peu fiables.

« Ce qui fonctionne pour suivre quelques projets finit par devenir un frein dès qu’il faut arbitrer. »  Lucille Bélanger, Directrice Exécutive –portefeuille et solutions PPMs

Dans le cadre d’un programme majeur de transformation des infrastructures TI au sein d’une institution financière, nous avons accompagné le déploiement d’un outil PPM structurant afin de soutenir l’arbitrage du portefeuille, la priorisation des initiatives et la gestion de la capacité critique.

Le succès de l’initiative n’a pas reposé uniquement sur la puissance de la plateforme seule, mais sur l’alignement entre l’outil, les rôles de gouvernance et un cadre décisionnel clair. Ce mandat illustre bien une réalité souvent observée : un PPM performant amplifie la qualité des décisions… mais ne les remplace jamais.

Panorama comparatif des dix solutions /beaucoup de solutions

Dans le cadre de nos mandats de sélection et d’intégration, notre approche d’'évaluation s’appuie sur notre expérience de mandat et couvre cinq dimensions concrètes : le pilotage de portefeuille, la gestion de la capacité et des ressources, la robustesse des échéanciers et des dépendances, l’ adoption sur le terrain, et l’adéquation d'usage.

Nous avons aussi recours à un questionnaire éprouvé de prises de besoins et d’identifications de fonctionnalités recherchées, comprenant près de 100 questions, complété lors d’ateliers de découvert avec les clients.

Ce constat n’est pas un manque de compétence mais de maturité. Il est plutôt le reflet d’une évolution naturelle : les outils utilisés pour suivre quelques projets deviennent insuffisants dès que les enjeux d’arbitrage, de capacité et d’alignement stratégique prennent de l’ampleur. C’est précisément à ce moment que la question du PPM se pose. Et souvent dans un vent de panique, et on l’a vécu, à la demande des conseils d’administrations, gouvernements ou financiers.

Et très vite, on se sent mêlé : le problème est identifié, mais il est loin d’être réglé. En réalité, ce n’est que le début

Chercher un outil PPM, c’est souvent ouvrir la porte à une forme de vertige. Trop d’offres, trop de discours, trop de solutions qui se ressemblent ou qui prétendent tout faire. La question n’est alors plus quel outil est le meilleur, mais lequel est réellement adapté à votre contexte, aujourd’hui.

Cet article propose un regard structuré et pragmatique sur les solutions de gestion de projets et de portefeuille de projets (PPM). Le terme PPM est utilisé ici dans son sens élargi : il recouvre à la fois les outils de gestion de portefeuille de projets orientés vers l’exécution, les échéanciers et les ressources et les outils de gestion de portefeuille d’initiatives stratégiques, davantage axés sur la priorisation, l’arbitrage et l’alignement avec les objectifs d’affaires.

Cette distinction est essentielle, car elle influence directement le type de solution à privilégier selon le rôle attendu du portefeuille dans l’organisation.

Son objectif n’est pas de désigner un « meilleur outil », mais d’aider à comprendre quel type de solution est pertinent selon votre contexte, et surtout ce qu’un PPM peut ou ne peut pas faire pour votre organisation; à se poser les bonnes questions.

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Pourquoi un logiciel PPM ?

Avant de comparer les outils, une clarification importante.

Un logiciel Project Portfolio Management (PPM) consolide les projets, les ressources, les budgets et les risques d'une organisation pour soutenir trois décisions essentielles :

1. Quels projets faire?
2. Dans quel ordre?
3. Avec quelle capacité?

Il dépasse la simple planification de tâches pour offrir une vue de portefeuille alignement stratégique, arbitrage, suivi de la valeur livrée.

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Les bénéfices types offerts par une solution PPM :

• Arbitrage outillé : prioriser sur des critères communs plutôt que sur l'instinct;
• Reddition de comptes plus rapide, fondée sur une donnée unique;
• Adoption mesurable du cadre de gestion par les chefs de projet.

À l’inverse, un PPM ne remplace pas:

• une vision stratégique claire (mais peut en accélérer la définition);
• des processus de gouvernance définis (mais peut en accélérer la définition);
• une culture de reddition de comptes (mais peut en accélérer la création);
• la gestion du changement (mais peut en faciliter la communication).

‍Bref, le PPM vous accélère.

« Un outil PPM corrige pas une gouvernance absente. Il la rend simplement plus visible. » Henri- Jean Bonnis, Fondateur et associé Adsum Groupe Conseil en gouvernance d’organisation

‍‍Pourquoi Excel atteint vite ses limites

Le tableur est souvent le point de départ naturel et qui a certes ses mérites. Il est flexible, accessible et compris de tous. Pour un nombre limité de projets et de collaborateurs, il effectue le travail.

Mais à mesure que le portefeuille s’élargie et/ou se complexifie, ses limites deviennent structurelles :

• consolidation manuelle fragile et chronophage;
• visionnement complexe et manque de narratif;
• absence de critères et scénarios d’arbitrage (what-if analysis);
• dépendance à des personnes clés et nos une approche collaborative;
• difficulté à rendre l’information fiable et partagée.

À ce stade, le problème n’est plus l’outil, mais le risque décisionnel qu’il induit. Le passage à une solution PPM devient alors moins une question technologique qu’une question de pilotage. Le véritable enjeu n’est pas l’outil, mais le niveau de risque décisionnel qu’il introduit. C’est généralement à ce moment que les organisations réalisent que le problème n’est plus l’exécution, mais le pilotage. Et c’est là que le marché des solutions PPM entre en scène.

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Exemple de fonctionnalités multiples visées avec un logicicel de gestion de projets et de portefeuille

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Le marché des solutions PPM : l’analyse par grandes familles plutôt qu’une liste exhaustive

Pour éviter l’effet « catalogue », il est plus utile de regrouper les solutions par logiques d’usage.

Outils de travail collaboratif et de suivi opérationnel, exemples courants : Excel, Smartsheet, Monday, MS Lists.

Ces outils excellent pour organiser le travail, coordonner les équipes, et suivre l’avancement opérationnel.

Ils sont pertinents lorsque la complexité portefeuille est limitée, l’accent est mis sur l’exécution, la gouvernance reste légère.

Ces outils atteignent toutefois leurs limites lorsqu’il s’agit de pilotage stratégique, de capacité transverse ou d’arbitrage structuré.

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Une solution qui se démarque : Smartsheet

Un point fort serait l’évolution impressionnante de Smartsheet au cours des dernières années pour ajouter des fonctionnalités performantes de gestion de portefeuille incluant la gestion de la capacité et même, avec quelques manipulations, des feuilles de temps!

Smartsheet - la flexibilité avant structure

Smartsheet est appréciée pour sa rapidité de déploiement et sa logique proche du tableur. Il est fréquemment utilisé pour structurer rapidement le suivi des projets et améliorer la collaboration.

Solutions PPM intégratrices; exemple typique: PPM Express, Planview hub, PPM Pro, Mosaic

Ces plateformes visent à consolider des projets gérés dans plusieurs outils, offrir une vue portefeuille sans remplacer les outils spécialisés (ex. : Jira, MsProject, Azure DevOps, Project,etc.) et donnent de la visibilité aux décideurs.

Elles sont pertinentes dans des environnements déjà outillés, où le défi principal est la cohérence de lecture plutôt que la standardisation complète.

Solutions PPM structurantes et complètes, exemples courants : OnePlan, Sensei, Planisware (dont Planisware qui s’adresse principalement à des organisations de grande envergure présentant des portefeuilles complexes et fortement structurés. La solution se distingue par sa robustesse fonctionnelle et sa profondeur analytique, au prix toutefois d’efforts d’implantation et de gouvernance conséquents).

Ces solutions couvrent :

• la gestion de portefeuille stratégique;
• la capacité et les ressources;
• les finances;
• les scénarios d’arbitrage;
  
• les environnements hybrides (agile + traditionnel).

Elles s’adressent davantage à des organisations ayant :

• un niveau de maturité PPM intermédiaire avancé;
• un besoin de pilotage transversal fort;
• la capacité d’investir dans l’implantation et l’adoption.

Solutions PPM verticalisées ou spécifique à un secteur d’activité, exemples : Aidi, ISIOS, Procore

Ces plateformes sont conçues pour des secteurs ou contextes spécifiques, notamment :

• infrastructures;
• construction;
• planification du maintien des actifs,
• secteurs public et parapublic

Elles offrent souvent une profondeur fonctionnelle exceptionnelle sur les volets financiers, contractuels et réglementaires, parfois au détriment de capacités de pilotage stratégique plus génériques.

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Focus sur AIDI

AIDI spécialisé et structurant, est une solution québécoise existante depuis 10ans avec un beau portefeuille de clients et particulièrement adapté aux contextes d’infrastructures, de construction et d’actifs publics.

Elle brille dans les environnements où la gestion financière, la traçabilité contractuelle et les exigences réglementaires sont critiques.

Leur pleine valeur se révèle lorsque les processus, rôles et mécanismes de gouvernance sont clairement définis en amont.

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Les critères clés pour choisir une solution PPM

Au-delà des fonctionnalités, le choix d’un PPM doit répondre à des questions fondamentales :

• Quelle est votre maturité actuelle en gestion de portefeuille ?
• Quel niveau de gouvernance souhaitez-vous réellement exercer ?
• La capacité et les ressources sont-elles un enjeu critique ?
• Faut-il intégrer ou remplacer les outils existants ?
• Quel effort d’implantation êtes-vous prêt à investir ?
• Comment accompagner le changement auprès des équipes ?
• Quel est le budget d’implantation et de License annuel disponibles?

La réponse à ces questions doit permettre de développer ou de bonifier les cas d’affaires pour justifier l’initiative d’implantions.

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L’oublié numéro un : l’implantation et l’adoption

Un PPM n’est jamais un projet purement technologique. Il s’agit avant tout d’un projet de transformation des pratiques de pilotage, qui touche à la gouvernance, aux processus décisionnels, aux rôles… et surtout aux comportements.

Attention de ne pas sous-estimer la gestion du changement, imposer un PPM sans co‑construction est l’un des pièges les plus fréquents observés sur le terrain.

La recherche est claire sur ce point : la majorité des initiatives de transformation échouent non pas à cause de la technologie, mais en raison d’une gestion du changement insuffisante. Selon PMI, près de la moitié des initiatives de changement organisationnel n’atteignent pas leurs objectifs, principalement en raison d’un manque d’adhésion des parties prenantes et d’un accompagnement inadéquat. Des constats similaires sont rapportés par Prosci, qui démontre que les projets intégrant une gestion du changement structurée sont jusqu’à six fois plus susceptibles de réussir que ceux où elle est absente ou minimale.

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Les facteurs clés de succès observés sont :

• un cadrage clair des objectifs de pilotage;
• une  gouvernance définie avant la configuration;
• une définition claire des fonctionnalités recherchées dans l’outil;
• une implantation progressive;
• un accompagnement soutenu des rôles clés;
• des gains  rapides démontrables;
• et plus souvent qu’autrement, l’accompagnement par une firme conseil indépendante (pas un revendeur officiel…);
• intégration  avec l’environnement 360 facteurs, pour l’adoption et la collaboration.

Sans cela, la plateforme risque de devenir un « outil de plus », plutôt qu’un levier décisionnel.

En conclusion : du bon outil au bon pilotage

Il n’existe pas de solution PPM universelle. Le bon choix dépend de votre contexte, de votre maturité, de vos ambitions de pilotage et soyons réalistes : du temps et budget dont vous disposez !

Le passage du tableur au PPM n’est pas un saut technologique ; c’est un changement de posture : passer du suivi à la décision, de l’intuition à l’arbitrage éclairé sur la base de données obtenues et vérifiées en temps réel, grâce à la collaboration.

Planisware, Orchestra, Smartsheet…la liste est longue. Les solutions évoquées ici illustrent certaines grandes tendances du marché PPM, mais la réalité est plus large. L’offre est vaste, évolutive et très hétérogène : de nouveaux joueurs émergent, les fonctionnalités se chevauchent et les positionnements varient selon les secteurs, les usages et le niveau de maturité des organisations. L’enjeu n’est donc pas de dresser une liste exhaustive, mais de comprendre les logiques sous‑jacentes afin d’identifier les solutions réellement pertinentes pour chaque contexte.

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Adsum, votre accélérateur

Vous vous posez la question du choix PPM dans votre organisation ? Adsum Groupe Conseil accompagne des bureaux de projets en transformation.

Chez Adsum, nous croyons à la simplification pour permettre une opérationnalisation réaliste et efficace des modèles. Nous les transformons, en conservant l’essentiel et surtout, nous lesadaptons à votre organisation. Nos conseillers maîtrisent l’ensemble de ces approches et vous permettent d’accélérer votre progression.

Nous croyons que la création d’un PMO, intégrant la gestion de portefeuille génère de la valeur, laquelle est corrélée avec la maturité des pratiques. En pilotant les projets, en optimisant la capacité, en gérant les risques et en assurant l'alignement stratégique, votre organisation gagne en cohérence et en performance.

En trois mois c’est possible d’avoir une solution.